Làm thế nào để đăng kí mã số mã vạch

Hiện nay, những sản phẩm được lưu hành trên thị trường đa số đều cần phải có mã số mã vạch cho sản phẩm để người tiêu dùng có thể nắm được mã sản phẩm, mã số sản phẩm, hay nơi sản xuất cũng như mã số của công ty và các thông tin liên quan khác đến sản phẩm.

Việc có mã số, mã vạch cho sản phẩm là điều cần thiết giúp nâng cao uy tín của sản phẩm và nhà sản xuất. Những hướng dẫn làm thủ tục đăng ký mã số mã vạch sản phẩm dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm được cách thức đăng ký và những thủ tục cần thiết.

Muốn có mã số mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa của mình, các doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) tại các cơ quan nhận hồ sơ.

Doanh nghiệp sẽ cấp mã số doanh nghiệp, được hướng dẫn lập mã số vật phẩm và in mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa đúng theo các quy định kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.

Theo Điều 3  Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN

1. Mã số là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức.
2. Mã vạch là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét mã vạch có thể đọc được.

Mã vạch được in trên sản phẩm nhằm mục đích mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Có  thể dựa vào mã vạch để biết được các thông tin về nhà sản xuất, hàng của nước nào, sản phẩm đó có chính hãng hay không … Vì vậy để đảm bảo uy tín, tạo dựng niềm tin cho người tiêu dung các doanh nghiệp thường sử dụng mã vạch như một biện pháp phân biệt sản phẩm cũng như bảo vệ uy tín tạo nên lợi thế cạnh tranh cho các giòng sản phẩm của mình.

Theo Điều 7 Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN

Các tổ chức/doanh nghiệp muốn sử dụng MSMV phải đăng ký sử dụng MSMV tại các cơ quan được Tổng cục TCĐLCL chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch.

Vậy quy trình, thủ tục và hồ sơ yêu cầu để đăng ký mã số mã vạch như thế nào?

 Quy trình đăng ký mã số mã vạch

1. Tiếp nhận thông tin và chuẩn bị hồ sơ

Đây là giai đoạn để doanh nghiệp tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc đăng ký mã số mã vạch hàng hóa của mình, tùy theo nhu cầu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể chọn loại mã số phù hợp nhất.

Đơn vị tư vấn có trách nhiệm hướng dẫn thủ tục, giải đáp các thắc mắc và tư vấn theo nhu cầu của doanh nghiệp.

2. Nộp hồ sơ và nộp lệ phí

Phí cấp mã số mã vạch gồm phí đăng ký và phí duy trì năm đầu tiên, phí duy trì hàng năm phụ thuộc vào loại mã số mà doanh nghiệp đăng ký. Từ năm thứ 2 doanh nghiệp nộp phí duy trì trước 30/6 hàng năm.

Nếu sau một năm doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch không nộp phí duy trì sử dụng MSMV, Tổng cục TCĐLCL thu hồi mã số đã cấp, thông báo cho doanh nghiệp và thông báo rộng rãi cho các cơ quan có liên quan.

3. Xem xét hồ sơ và tạm cấp mã số cho doanh nghiệp sử dụng

Trong vòng 3-5 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) sẽ ra thông báo tạm cấp mã số cho doanh nghiệp sử dụng.

Ở giai đoạn này doanh nghiệp sẽ được cấp 1 tài khoản để đăng nhập vào hệ thống quản lý mã số của GS1 Việt Nam. Công ty Sở hữu trí tuệ Toàn Cầu chúng tôi có nhiệm vụ hướng dẫn doanh nghiệp cách tự cấp mã số thương phẩm cho sản phẩm của mình theo đúng quy định, dựa vào mã số doanh nghiệp được cấp. Cũng như hướng dẫn các quy định cần thiết trong quá trình sử dụng mã số mã vạch.

4. Cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch

Sau 2 tuần kể từ ngày doanh nghiệp được cấp và hướng dẫn sử dụng mã số doanh nghiệp, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) sẽ cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch hàng hóa thông qua đơn vị đại diện của doanh nghiệp.

Khi tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV có sự thay đổi về tư cách pháp nhân, về tên gọi hoặc địa chỉ giao dịch hoặc Giấy chứng nhận bị mất hoặc hỏng, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV phải thông báo bằng văn bản cho Tổng cục TCĐLCL để được đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận mới.Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đổi và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV.

5. Sử đụng và quản lý mã số mã vạch

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ – Công ty Sở hữu trí tuệ Toàn Cầu có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức/doanh nghiệp đăng ký sử dụng Mã số mã vạch tuân thủ các quy định.

Trong quá trình sử dụng mã số mã vạch sản phẩm theo hướng dẫn của đơn vị tư vấn, doanh nghiệp nếu có bất kỳ phát sinh hoặc thắc mắc có thể liên hệ với Đơn vị đại diện – Công ty Sở hữu trí tuệ Toàn Cầu để đươc giải đáp.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

1. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm:

• Bản đăng ký Mã số mã vạch (theo mẫu): 2 bản
• Bản sao giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp (Có công chứng): 2 bản
• Bản danh mục sản phẩm cần đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu): 2 bản
• Giấy ủy quyền.

2. Lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch phù hợp với giấy phép kinh doanh:

• Đối với các Doanh nghiệp chỉ có chức năng thương mại: Bổ sung thêm 1 biên bản thỏa thuận giữa Doanh nghiệp và chủ cơ sở sản xuất phù hợp với ngành nghề trong giấy phép kinh doanh.
• Đối với các doanh nghiệp trong giấy phép kinh doanh không có chức năng sản xuất mà nhờ đơn vị khác gia công, đóng gói: Ngoài bộ hồ sơ đăng ký thông thường cần phải bổ sung thêm Hợp đồng gia công (sao y công chứng) và Giấy đăng ký nhãn hiệu độc quyền hoặc tối thiểu đã có công văn chấp nhận đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ, nhãn hiệu trên sản phẩm phải thuộc sở hữu của chính doanh nghiệp đó.
• Khi đăng ký mã số mã vạch cho mặt hàng sách, báo, tạp chí: Thủ tục tương tư như mục trên và kém theo hợp đồng liên kết xuất bản của từng đầu sách, báo hoặc tạp chí.

3. Lưu ý với các doanh nghiệp phân phối sản phẩm của công ty mẹ tại nước ngoài, muốn được cấp phép cho mã số của sản phẩm đó tại Việt Nam:

• Doanh nghiệp phải nộp bản ủy quyền của công ty mẹ (có công chứng) cho phép công ty chi nhánh trong nước sử dụng mã doanh nghiệp của công ty mẹ và sử dụng từ số nào đến số nào.
• Công văn đề nghị sử dụng mã nước ngoài.
• Bản đăng ký sử dụng mã số của Doanh Nghiêp nước ngoài trên sản phẩm.

4. Lưu ý khi lựa chọn loại mã phù hợp với doanh nghiệp và kê khai danh mục sản phẩm:

Mã doanh nghiệp: là mã số Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN tự phân bổ cho các sản phẩm của mình

+ Loại mã DN 8 chữ số: khi đăng ký trên 1000 đến dưới 10.000 loại sản phẩm;

+ Loại mã 9 chữ số: khi đăng ký  trên 100 đến dưới 1000 loại sản phẩm;

+ Loại mã 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;

Bảng kê danh mục sản phẩm: Liệt kê các sản phẩm hiện tại và sắp tới sẽ sản xuất. Cột Tên sản phẩm: ghi tên và nhãn hiệu sản phẩm. Cột Mô tả sản phẩm: ghi đặc điểm của sản phẩm như mầu sắc, mùi vị, loai bao gói (túi nilông, chai nhựa, hộp sắt, hộp giấy), đo lường (trọng lượng, dung tích). Lưu ý: Mỗi loại sản phẩm có đặc điểm khác nhau như dung tích, quy cách đóng gói, trọng lượng hoặc chủng loại sản phẩm … khác nhau thì kê thành từng dòng riêng.

Những lưu ý sau khi đăng ký sử dụng mã số mã vạch:

• Khi đăng khí sử dụng số mã vạch doanh nghiệp phải đóng lệ phí và phí duy trì cho năm đầu tiên. Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30/6 thì mức phí duy trì chỉ phải nộp trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch.
• Sau khi quá trìnhđăng ký mã số mã vạch thành công từ năm thứ 2 trở đi phí duy trì hàng năm doanh nghiệp phải nộp trước ngày 30/6 hàng năm.
• Khi công ty thay đổi tên công ty, địa chỉ hoặc thất lạc giấy chứng nhận mã số mã vạch đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục để thay đổi
• Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dung mã số mã vạch nữa, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục ngừng sử dụng MSMV.
• Doanh nghiêp phải thường xuyên cập nhật sự thay đổi về các mã sản phẩm trên trang quản lý của GS1 Việt Nam khi có sự thay đổi các sản phẩm kinh doanh.
• Máy in mã vạch cần in đúng kích thước và kiểu dáng đã đăng ký

Trên đây là những hướng dẫn về quy trình làm thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm phục vụ kinh doanh sản phẩm của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi và thành công.